Nuestra experiencia trabajando desde casa en Redradix

Me gustaría hablar sobre la forma más eficiente de trabajar desde casa. Compartir nuestra experiencia tras 8 años con una cultura de trabajo remoto. Ayudar en la medida de lo posible a empresas que se han visto forzadas a adoptar medidas pero que nunca habían hecho algo parecido.

El teletrabajo funciona

Productividad — Trabajadores en remoto son de media 35-40% más productivos que sus homólogos en la oficina y han registrado un aumento en la productividad de al menos un 4.4%.
Rendimiento — Con mayor autonomía gracias a independencia en la ubicación, los trabajadores producen resultados con un 40% menos defectos.
Compromiso — Mayor productividad y rendimiento combinados crean un mayor compromiso, o en otras palabras, un 41% menos absentismo.
Retención — 54% de los empleados dicen que cambiarían su trabajo por uno con mayor flexibilidad, que se traduce en un 12% menos rotación después de ofrecer un acuerdo de trabajo en remoto.
Rentabilidad — Las empresas salvan de media 11.000$ al año por cada trabajador parcialmente en remoto, o dicho de otra forma, tienen un 21% mayor rentabilidad.
Fuentes: Forbes

Una gestión diferente.

  1. El desafío no es montar una VPN. En la gestión, la mayor barrera que impone el teletrabajo es dificultar la comunicación oral, especialmente entre grupos. Es decir, las reuniones. Para suplir esta limitación tenemos que estructurar nuestra fuerza de trabajo en equipos pequeños que se puedan auto coordinar fácilmente y detallarles objetivos semanales o quincenales que puedan conseguir de manera semi-autónoma. Estos equipos reportan a un manager que gestiona dos o tres equipos a la vez y a su vez reporta a sus superiores.

  2. De nada sirve el micromanagement. Se debe fomentar una cultura de confianza basada en la responsabilidad y orientada a conseguir unos objetivos concretos en pequeños marcos de tiempo. Filosofías como Lean, Agile y metodologías como OKR pueden ayudar mucho en este sentido.

  3. Siempre decimos que en el desarrollo de software, cualquier error que llega a producción se puede trazar hasta un fallo de comunicación entre dos personas. Por eso damos tanta importancia a la escucha activa y la comunicación asertiva.

  4. Es muy aconsejable poner por escrito y compartir con tu equipo un documento que explique las decisiones tomadas de como trabajar en remoto para que todos tengan claro como proceder. Es importante reducir la incertidumbre y aclarar como actuar en situaciones que se salen de la norma. De esta forma todos podrán empujar para que el ritmo de trabajo no se vea mermado, sino que solo sufra un cambio de paradigma.

  5. Sé flexible. Cada empresa tiene su idiosincrasia y sus rituales. Recoge el feedback pronto para adaptarte a las distintas necesidades. Actividades en conjunto como desayunos en remoto o retrospectivas de equipo pueden ayudarte a ello.

En lo social y emocional

  1. El desafío es replicar los momentos sociales que ocurren de manera natural en la oficina y que aumentan la cohesión del equipo, el buen ambiente y con ello la resiliencia frente a los retos del día a día. Mantener la motivación a pesar de la lejanía física de los compañeros.
  2. En toda comunicación intenta expresarte con claridad y no dudes en preguntar de nuevo si no has entendido bien. ¡Es lo que tiene la calidad del audio en remoto!
  3. Cuando puedas, conéctate cinco minutos antes de las reuniones y aprovecha para charlar con tus compañeros de otras cosas antes de ir al grano. Seguir cultivando los lazos personales va a fomentar la empatía entre compañeros y será un amortiguador en momento difíciles.
  4. Siempre que puedas, conéctate con vídeo. La energía que transmites es totalmente diferente y además ver la expresión corporal del interlocutor previene malentendidos.
  5. Como cuando en el mundo físico entramos y salimos de la oficina, o nos vamos a hacer un recado y avisamos a nuestros compañeros. Por último, pero no menos importante, un canal donde poder conversar libremente como cuando haces un descanso en la oficina. Todos los canales son abiertos a todos los empleados, como si se tratase de salas de trabajo en las que siempre se puede entrar a consultar algo a los compañeros. Y así ocurre.

Cada uno desde su casa

  1. Establecer rutinas de trabajo. Ducharse y vestirse como un día normal. Comunica tus horarios a los demás y cíñete a ellos. Son importantes los tiempos de descanso. Levantarte y estirarte. Respetar las horas de comida. Crea un lugar de trabajo agradable con todo lo necesario. Si es posible que no sea el mismo lugar donde comes o descansas. Asegúrate de estar localizable y comparte tu estado con los demás.

Los clientes

  1. La cuarentena también exige atender a tus clientes de manera remota. Debes transmitir a tus clientes la situación de tu empresa. ¿Va a seguir todo igual? ¿Se van a retrasar los plazos? ¿Va a disminuir la producción?
  2. Es importante tener presencia online para contestar a todas estas preocupaciones. Transmitir confianza mediante tus canales de comunicación. Web, redes y si es posible, uno a uno mediante teléfono o videoconferencia. Actualiza tus contenidos para hacer entender que estás al 100%.
  3. Atención al cliente. Adecua tus presentaciones a la comunicación no física. Más sencillas y claras que en las presenciales. Deja un espacio para la introducción de cada participante de la reunión. Más que nunca practica la escucha activa. Apóyate en elementos visuales para tus explicaciones.
  4. Seguimiento de progreso de proyectos en curso. Compartimos nuestro trabajo con los clientes a través de herramientas online para que en todo momento puedan consultar el estado de sus proyectos. Utilizamos herramientas de gráficos de progreso que se actualizan en tiempo real o simples resúmenes de actividad automáticos para que el cliente pueda consultarlos cuando quiera.
  5. No aumenta la documentación cuando trabajamos en remoto. Demos, compartir pantalla, poner en valor el trabajo a través de videoconferencias. deberíamos hablar de nuestro delivery sin documentos porque es la bomba absoluta!!! las empresas están hasta el moño de documentos, de hecho.

Cómo usar las herramientas de manera adecuada.

Videoconferencia

  1. No abuses del email. En caso de duda levanta el teléfono o usa videoconferencia. Transmitirás mejor tu mensaje, sobre todo en temas delicados.
  2. Intentar limitar el número de participantes siempre que se pueda. En cualquier caso, cámaras activadas, respetando el turnos de palabra y con el micro apagado si no estás hablando para evitar interferencias.
  3. En España el ritmo de conversación es muy rápido. En videoconferencia, ralentiza el ritmo para compensar el lag en la línea y evitar entrar en un bucle infinito de «- Habla tú primero. - No, habla tú primero».
  4. Elige una plataforma con las funcionalidades habituales y que preferiblemente, permita participar desde cualquier dispositivo y sin necesidad para los participantes de crearse una cuenta o instalar un cliente. Cuantas menos barreras a la comunicación pongamos, mejor. En nuestro caso utilizamos Meet.

Mensajería instantánea

  1. Muy importante usarlo de forma asíncrona. No pasa nada por no responder de forma inmediata. Si realmente es urgente, existen otros canales. Recuerda desactivar las notificaciones durante un tiempo determinado para no sufrir interrupciones.

  2. Es muy importante no romper los momentos de concentración de los trabajadores. Multitud de estudios serios aseveran que necesitamos más de veinte minutos para volver a concentrarnos en una tarea después de ser interrumpidos. De ahí la importancia de la comunicación asíncrona.
    Fuentes: NYTimes

  3. Organiza las comunicaciones por canales cada una con un propósito. En Redradix tenemos canales por proyectos, por unidades de producción, por disciplinas, por iniciativas, un canal general para saludar al iniciar y terminar la jornada y un canal donde poder conversar libremente como cuando haces un descanso en la oficina. Todos los canales son abiertos a todos los empleados.

  4. Nosotros utilizamos Slack y le sacamos el mayor partido integrándolo con nuestras redes sociales, herramientas de diseño (Zeplin, Invision) y de gestión de proyecto (Jira). Existen otras como Discord, Mattermost o Microsoft Teams.

Gestión de tareas

  1. Para ser productivos debemos tener muy claro el trabajo a realizar. Un tablero de tareas compartido, priorizado y accesible desde cualquier dispositivo. Esto además permite que todos podamos ver lo que está haciendo cada uno. En nuestro caso lo compartimos con el cliente para ser más transparentes.
  2. En su versión más simple son tres columnas: pendiente, en proceso y realizado. Nuestra metodología pasa por una reunión quincenal de planificación de tareas y una revisión de resultados a final de esos 15 días. Durante ese tiempo, el manager sabe en todo momento que cantidad de trabajo se ha realizado y cuanto se ha desviado respecto de la planificación.
  3. Utilizamos Jira y Monday porque son completos y flexibles, pero quizás la mejor opción para empezar es Trello por su sencillez. Asana, Basecamp o Kanbanflow son otras opciones. Hemos utilizado estos tableros para proyectos, contrataciones, operaciones, funnel de ventas y cualquier cosa que tenga un workflow.

Documentación

  1. Al igual que necesitamos tener documentación de las tareas a realizar, es importante tener digitalizados y accesibles desde cualquier lugar y dispositivo, los procesos, rituales y knowhow de la empresa. Toda documentación que evolucione y deba perdurar en el tiempo. Onboarding de personal, playbook de ventas, metodología de proyectos, meeting notes, estrategia…
  2. Es fundamental tener una jerarquía de archivos y contenidos comprendida por todos los miembros del equipo, y utilizarla de manera consistente.
  3. Utilizamos Notion por su facilidad de edición y sus funciones colaborativas. Muy orientada a la productividad. También utilizamos un repositorio de documentos, con una jerarquía muy parecida. Usamos Google Drive pero existen muchos otros como Dropbox, Box o OneDrive.

El tono ha sido muy general para intentar llegar al mayor número de personas. No tenemos todas las respuestas, pero sí tenemos ganas de ayudar aportando nuestra experiencia. ¿Qué aspectos se os están haciendo más cuesta arriba?¿En qué temas queréis que profundicemos?

Buen artículo. Soy abogada y emprendedora digital y llevo teletrabajando, por mi profesión, mucho tiempo antes de la pandemia. Antes de la crisis sanitaria menos del 30% de las empresas se acogían a la modalidad del teletrabajo, cuando todo esto pase, seguro que superaremos con creces este porcentaje. El teletrabajo beneficia la conciliación, pero perjudica a muchos sectores, es como todo, habrá que adaptarse.
Aquí os dejo un enlace a un post con las claves del RDL 28/2020 que regula el teletrabajo, si bien, como mucha gente piensa, no es para regular el teletrabajo durante la pandemia, sino que pretende regular esta modalidad cuando todo esto pase, que esperemos sea pronto.
(https://teletrabajas.com/claves-del-real-decreto-ley-que-regulara-el-teletrabajo/)
Un saludo

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