Herramientas y consejos para teletrabajo: la experiencia de Etikalia

Etikalia es una pequeña inmobiliaria con sede en Bilbao que prácticamente desde el principio montamos un sistema de teletrabajo pensando en facilitar la conciliación. Al ser una inmobiliaria no todo el trabajo se puede desarrollar desde casa (las visitas a inmuebles, por ejemplo). Pero incluso algunas tareas que tradicionalmente son presenciales (firmas de contratos) hemos conseguido hacerlas a distancia. Así que expondré aquí las herramientas que usamos por si a alguien le sirve estos días o incluso por si alguien se anima a introducir la opción del teletrabajo en su empresa.

La idea básica en cuanto a herramientas es que el software que usamos con más frecuencia se pueda utilizar desde cualquier equipo, prácticamente sin instalar nada. Es decir, software en la nube. Es más, nosotros usamos equipos con Linux, así que ĺo que voy a contar sirve para cualquier sistema operativo: Windows, Mac, Linux. Ah, y muchas de esas herramientas son gratis para empresas pequeñas.

1.- CRM. Es la principal herramienta para una empresa que está continuamente relacionándose con los clientes. Ahí guardamos los datos de clientes y de las interacciones que tenemos con ellos. Usamos un CRM especializado en gestión inmobiliaria pero hay varios CRM en la nube. Aquí os dejo un artículo donde hablan de varios

Si tenéis los datos de clientes en varias hojas de cálculo, o en archivos a los que no todo el mundo tiene acceso, o a los que solo se tiene acceso si se está en la oficina, etc. una opción interesante es ZOHO CREATOR. Es una aplicación de base de datos en la nube donde tu diseñas esa base de datos, las tablas, las relaciones entre tablas… Es como tener una base de datos de microsoft, por ejemplo, pero la tienes en la nube, compartida con otros usuarios y accesible desde cualquier dispositivo y cualquier lugar del mundo con internet. Nosotros la usamos como CRM durante nuestro primer año de vida y ahora todavía la usamos para gestiones administrativas que no nos hace el CRM

2.- ARCHIVO. Si necesitais compartir documentación (expedientes, procedimientos, manuales, etc.) nuestra opción fue tenerlo todo en formato digital (si nos llega algún papel lo escaneamos) y tenerlo todo en una nube. Inicialmente usamos Gsuite (la nube de google). Es un poco limitada, porque te da 30 GB por usuario pero se puede ampliar y no es caro. Google no ha creado software de sincronización para Linux pero puedes usar uno de pago muy bueno: InSync.

Otra opción (la que tenemos desde hace un año) es hacer una nube privada con un NAS. Es un disco duro que conectas en la red, al que tiene acceso toda la organización desde dentro y fuera de la oficina y desde cualquier dispositivo. Tienes la posibilidad de instalar dos discos duros para duplicar la capacidad o para que uno sea espejo del otro (por si uno se escacharra) y también puedes hacer copias de seguridad en un servidor externo, por seguridad.

Lo bueno del NAS es que si estás en la oficina accedes directamente a los archivos por la red local. Si accedes desde fuera puedes hacerlo de dos formas: sincronizando las carpetas con las que vayas a trabajar o accediendo a través del navegador.

Importante: cada persona tiene acceso a los archivos que necesita (no a todo). En algunos casos pueden tener acceso solo de lectura, pero no de escritura (por ejemplo a los procedimientos, manuales…)

3.- COMUNICACIÓN CON CLIENTES:

teléfono de la oficina: pues eso, es el teléfono de la oficina. En nuestro caso estamos en un centro de negocios, así que ahora hay alguien atendiéndolo. Pero si se llegara a cerrar se pueden desviar las llamadas.

Whatsapp business: mejor que el whatsapp normal. Te permite mandar mensajes automáticamente fuera del horario de atención, por ejemplo. Y lo mejor es que lo puedes vincular al teléfono fijo de la empresa.

Correo electrónico: usamos el correo de gmail (pero con nuestro propio dominio). Así que lo podemos usar sin instalar nada en cualquier dispositivo. Nosotros tenemos una dirección para cada persona y una dirección genérica (info@…) que no es una cuenta de correo real, sino un alias. Es decir, cualquier cosa que llegue a info@ se reenvía a la dirección que se configure. Esto es útil para los períodos vacacionales, bajas, etc. Me explico: si el correo de info@ le llegua siempre a juanito@ y ahora resulta que Juanito está de vacaciones y le tiene que llegar a Pepito en 15 segundos se cambia la configuración para que lo que se envíe a info@ llegue a pepito@

gestión de incidencias: los maestros en este asunto son los informáticos, así que hay que copiarles. Nosotros gestionamos incidencias de alquileres y eso va todo por una aplicación de gestión de “tickets”. Nosotros usamos Freshdesk. Otra opción, que es software libre y que puedes instalar en tu hosting es OSTicket. Es una aplicación que permite dar de alta incidencias, al cliente le llega el aviso de que se ha dado de alta, asignar la incidencia a un responsable, comunicarse con el cliente o con otras partes implicadas, dejar anotaciones, hacer seguimiento…

4.- COMUNICACIÓN INTERNA. Aparte de los correos y teléfonos, nosotros usamos SLACK como aplicación de mensajería interna. Tenemos creados varios canales: un canal general donde está toda la organización, otro donde está solo la oficina de Bilbao, otro donde aparecen automáticamente nuestras publicaciones en redes sociales… Funciona en ordenador (también Linux), móvil y tablet. Nosotros tenemos suficiente con la versión gratuita.

5.- REUNIONES VIRTUALES – VIDEOCONFERENCIAS. Como estamos en el ecosistema de Google nos parece cómodo usar Meet. Mejor con auriculares y micrófono. Para los portátiles suelen servir los auriculares con micro que se usan en los móviles.

6.- GESTIÓN DE TAREAS. Desde hace tiempo usamos la metodología GTD. La aplicación que usábamos hasta hace poco (wunderlist) va a cerrar en unas semanas, así que ahora estamos usando Nirvana. Es la que nos ha parecido que se adapta mejor a la metodología GTD, pero ahí cada organización usará la metodología que mejor le convenga (Kanban, por ejemplo, si trabaja más en proyectos que en tareas), y hay muchas herramientas.

OJO, NO TODO SON HERRAMIENTAS. Las herramientas son fundamentales pero detras de esas herramientas tiene que haber unos procedimientos y manuales para que toda la organización las use de la misma manera. Es muy importante tener claro cómo archivar las cosas para que cuando otra persona necesite encontrarlo sepa dónde ir. Y es importante también que todo el mundo sepa exactamente qué tiene que hacer cuando le entra una tarea. En nuestro caso la firma de un contrato de alquiler por parte de otras personas dispara una serie de tareas que tengo que hacer (o en mi ausencia, tendría que hacer otra persona). Solo necesito que me manden un slack para que yo sepa que el contrato tal está firmado para pasar a mis tareas. Nos gustan mucho los checklist, así que en la aplicación de gestión de tareas tenemos plantillas con esos checklist para crear tareas a partir de ellas. Si alguien me tiene que sustituir, aparte de recibir la formación, tiene todo eso por escrito en procedimientos y manuales, con pantallazos de las herramientas y en muchos casos también con vídeos explicativos.

Os dejo este hilo interesantísimo de @JaimeObregon donde también habla de su experiencia de teletrabajo con una empresa mucho más grande que la nuestra y recomienda el libro Remoto, de Jason Fried (que acabo de comprar y que está a menos de 3 euros en la versión electrónica. Me ha interesado mucho lo que dice de trabajo asíncrono.

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